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Gestor de Flujos de Trabajo y Documentos con firma
digital
Esta herramienta ha
sido creada con base en el concepto de un BPM (Business Process
Management) para implementar en un sitio Web como en una Intranet
Corporativa.
Está orientada a la gestión sistematizada
de diversos procesos que se desarrollan en una organización; ya sean estos
administrativos, comerciales, comunicativos o productivos.
La conformación y
gestión de expedientes digitales es una necesidad recurrente en las
organizaciones de todos los tipos.
Beneficios:
No repudio
Los clientes no podrán negar la autoría de
solicitudes o los datos que se incluyen en las mismas (cantidades por
ejemplo)
Reducción de
Costos indirectos: derivados por ejemplo de
errores de digitación (trascripción de papel a sistema)
Costos directos: papel, tinta, almacenamiento de
documentos (interno o subcontratado), horas persona localizando documentos o
secciones de documentos, etc.
Errores: en la captura de información
Tiempos: fácil localización de los expedientes
digitales necesarios para procesar los distintos trámites
Mejoras
En el servicio: posibilidad de atender trámites 24/7
los 365 días del año.
Incrementa la productividad y eficiencia de los
empleados: por la facilidad
de acceso a la información.
En el medio ambiente: reducción de la huella C02.
Mejorar imagen: por los menores tiempos de atención,
posibilidad de hacer los trámites en línea y la generación de recibos
firmados digitalmente
Seguridad
Integridad del documento, facilidad de detección de
modificaciones, validez y prueba jurídica
Normas y legislación
Reducir riesgo legal: Ahorro de largas, complejas e
inciertas etapas probatorias en trámites judiciales y administrativos para
demostrar que una firma es válida
Apoyo al cumplimiento de las normas ISO 9000 de
gestión documental.
Nuevas posibilidades
Firmar digitalmente cada paso de los procesos.
Generar recibos firmados.
Modificar flujos existentes.
Saber cuánto duran los procesos, las personas, los
departamentos, entre otros.
Centralizar toda la documentación de las
solicitudes, revisiones internas u otros documentos que se generan como parte
de la evaluación de una solicitud
Permitir la asignación de casos según la regionalización
de la organización
Permitir la asignación de casos según la evaluación
de las cargas de trabajo.
Conocer todas las pistas de auditoría de las
transacciones y documentos firmados digitalmente
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