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Automatización de procesos

 

Gestor de Flujos de Trabajo y Documentos con firma digital

Esta herramienta ha sido creada con base en el concepto de un BPM (Business Process Management) para  implementar  en un sitio Web como en una Intranet Corporativa.

Está  orientada a la gestión sistematizada  de diversos procesos que se desarrollan en una organización; ya sean estos administrativos, comerciales, comunicativos o productivos.

La conformación y gestión de expedientes digitales es una necesidad recurrente en las organizaciones de todos los tipos.

Beneficios:

No repudio

Los clientes no podrán negar la autoría de solicitudes o los datos que se incluyen en las mismas (cantidades por ejemplo)

Reducción de

Costos indirectos: derivados por ejemplo  de errores de digitación (trascripción de papel a sistema)

Costos directos: papel, tinta, almacenamiento de documentos (interno o subcontratado), horas persona localizando documentos o secciones de documentos, etc.

Errores: en la captura de información

Tiempos: fácil localización de los expedientes digitales necesarios para procesar los distintos trámites

Mejoras

En el servicio: posibilidad de atender trámites 24/7 los 365 días del año.

Incrementa la productividad y eficiencia de los empleados: por la facilidad

de acceso a la información.

En el medio ambiente: reducción de la huella C02.

Mejorar imagen: por los menores tiempos de atención, posibilidad de hacer los trámites en línea y la generación de recibos firmados digitalmente

Seguridad

Integridad del documento, facilidad de detección de modificaciones, validez y prueba jurídica

Normas y legislación

Reducir riesgo legal: Ahorro de largas, complejas e inciertas etapas probatorias en trámites judiciales y administrativos para demostrar que una firma es válida

Apoyo al cumplimiento de las normas ISO 9000 de gestión documental.

Nuevas posibilidades

Firmar digitalmente cada paso de los procesos.

Generar recibos firmados.

Modificar flujos existentes.

Saber cuánto duran los procesos, las personas, los departamentos, entre otros.

Centralizar toda la documentación de las solicitudes, revisiones internas u otros documentos que se generan como parte de la evaluación de una solicitud

Permitir la asignación de casos según la regionalización de la organización

Permitir la asignación de casos según la evaluación de las cargas de trabajo.

Conocer todas las pistas de auditoría de las transacciones y documentos firmados digitalmente

 

¿En cuales procesos se puede aplicar?

Gestión de solicitudes de vacaciones, insumos, materiales, soporte técnico, etc.

Atención de los pedidos de producto de un cliente.

Control de documentos e información de una organización (reglamentos, manuales de procedimientos,

Actas Junta Directiva, expedientes, etc).

El desarrollo de un producto a lo largo de una línea de producción.

 

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